GUIA PRÁTICO: DECLARAÇÃO DE ESPÓLIO — IMPOSTO DE RENDA PESSOA FÍSICA 2026

1. O que é espólio e quando é necessário apresentar a declaração de espólio

Espólio é o conjunto de bens, direitos e dívidas deixados por uma pessoa falecida, enquanto não houver partilha definitiva entre os herdeiros ou a extinção formal do patrimônio.

Quando é obrigatório declarar: sempre que houver bens, rendimentos, contas bancárias, investimentos ou dívidas em nome do falecido que precisem ser administrados ou apurados para fins fiscais até a conclusão do inventário/partilha. A declaração de espólio deve ser apresentada enquanto o espólio existir (ou seja, até a partilha homologada ou encerramento formal).

Quem entrega: normalmente o inventariante, administrador do espólio ou o responsável legal indicado no processo de inventário. Se não houver inventário, o responsável provisório que administre os bens deve cumprir a obrigação.

Período a declarar: a declaração do espólio cobre o período entre a data do óbito e o final do ano-calendário (ou até a data de partilha, conforme o caso) e deve ser repetida anualmente enquanto o espólio permanecer ativo. Também existe a obrigação de prestar a declaração final do falecido referente ao período anterior à data do óbito.

Consequências de não declarar: omissões podem gerar autuações, multas e dificuldades na regularização patrimonial e sucessória, além de impedir baixas e transferências de bens.

2. Diferença entre declaração final do falecido, declaração de espólio e inventário — qual usar e quando

Declaração final do falecido

O que é: é a declaração de Imposto de Renda referente ao período do ano até a data do falecimento, reportando rendimentos, bens e dívidas do contribuinte enquanto vivo.

Quando fazer: deve ser apresentada pelos responsáveis (dependentes, sucessores ou inventariante) quando o falecido tinha obrigação de declarar no ano do óbito ou quando há imposto a pagar/ restituição a receber relativas ao período anterior ao óbito.

Prazo e responsável: obedece aos prazos normais do IRPF do ano em questão; o responsável pode ser qualquer pessoa que tenha poder para representar o espólio (frequentemente o inventariante). Se houver imposto a pagar, o DARF é emitido em nome do espólio.

Observação prática: é a primeira declaração a ser regularizada após o óbito; não substitui a declaração do espólio.

Declaração de espólio

O que é: declaração anual do conjunto de bens, direitos, rendimentos e dívidas que pertencem ao espólio a partir da data do óbito, até a partilha definitiva.

Quando fazer: obrigatória enquanto o espólio existir (ou seja, até a partilha/homologação). Deve ser apresentada sempre que o espólio tiver movimentação sujeita ao IR ou bens a serem administrados, incluindo rendimentos após o óbito.

Prazo e responsável: entregue pelo inventariante ou administrador do espólio dentro dos prazos do IRPF relativos ao ano-calendário; repetida anualmente até a conclusão do processo sucessório.

Observação prática: reúne a gestão fiscal do patrimônio até a partilha; após a partilha, os bens passam às declarações dos herdeiros.

Inventário (judicial ou extrajudicial)

O que é: procedimento jurídico (judicial ou em cartório, quando cabível) para identificar bens, pagar dívidas, e fazer a partilha entre herdeiros; gera a partilha homologada que encerra o espólio.

Quando fazer: obrigatório para transferir formalmente bens imóveis e outros bens que exijam registro, e em regra deve ser iniciado após o falecimento dentro dos prazos legais estaduais; pode ser necessário para obtenção de documentos, venda de ativos, levantamento de valores bancários etc.

Responsável: geralmente o inventariante nomeado pelo juiz (judicial) ou pelos herdeiros (extrajudicial, com escritura pública), com assistência de advogado.

Observação prática: a partilha homologada encerra a necessidade da declaração de espólio; após a partilha, cada herdeiro inclui os bens recebidos em sua própria declaração de IR.

3. Passo a passo para preencher a declaração de espólio (documentos exigidos, responsáveis e prazos)

Segue um passo a passo objetivo e prático para preparar e entregar a declaração de espólio no Brasil, com documentos usualmente exigidos, responsáveis e prazos comuns — observe que prazos e procedimentos podem variar conforme situação (existência de inventário judicial/administrativo, estado, competência municipal/estadual) e que é recomendável confirmar com um advogado ou com a Receita Federal/local.

• Providencie documentação imediata
  • Certidão de óbito do falecido.
  • Documentos pessoais do falecido: CPF, RG, certidão de casamento ou nascimento.
  • Documentos pessoais dos herdeiros e do inventariante (CPF e RG).
  • Procuração ou termo de nomeação do inventariante (se houver).
• Nomeação do responsável (inventariante)

  Quem declara: o inventariante (pessoa nomeada pelos herdeiros ou pelo juiz) é o responsável por prestar a declaração de espólio e representar o patrimônio. Se não houver inventariante acordado, o juiz do inventário nomeará um; em inventário extrajudicial, as partes podem indicar o inventariante no cartório.

• Levantamento dos bens e dívidas (para compor a declaração)
  • Listar bens imóveis (matrículas/registro), veículos (CRV/CRLV), saldos bancários (extratos), aplicações financeiras, ações e participações societárias.
  • Notas fiscais, contratos de compra e venda, certificados de depósito, apólices de seguro com destinação.
  • Dívidas e encargos: empréstimos, financiamentos, tributos pendentes, despesas funerárias.
  • Última declaração de Imposto de Renda do falecido (se houver) e comprovantes de rendimentos (holerites, informes de rendimentos, aluguéis, proventos, etc.).
  • Comprovantes de eventuais bens e rendimentos ocorridos após a data do óbito (se aplicável).
• Preenchimento da Declaração de Espólio (aspectos práticos)
  • Utilizar o programa/serviço indicado pela Receita Federal ou seguir orientação do cartório/advogado (se for inventário extrajudicial).
  • Incluir: identificação do espólio (CPF do falecido com indicação de óbito), identificação do inventariante, discriminação dos bens e dívidas na data do óbito, valores e documentação comprobatória.
  • Declarar rendimentos e apurar eventual imposto devido referente ao período do ano até a data do óbito (declaração final de ajuste).
  • Indicar a destinação e partilha dos bens conforme inventário (se já definida) ou informar que há processo de inventário em curso.
• Entrega e pagamentos
  • Transmissão pela via indicada (portal da Receita, entrega em cartório/juízo conforme o procedimento adotado).
  • Pagamento de tributos: se houver imposto apurado, emitir DARF ou guia correspondente; possíveis parcelamentos/recursos conforme legislação.
  • Arquivamento de recibos, comprovantes e provas da transmissão.
• Prazos orientativos (confirmar localmente)
  • Nomeação do inventariante: feita logo no início do inventário (prazo depende do procedimento escolhido — extrajudicial ou judicial).
  • Declaração de espólio: normalmente deve ser apresentada tão logo o inventariante esteja habilitado para representar o espólio; muitos profissionais orientam apresentar a declaração dentro de 30 dias após a nomeação do inventariante ou assim que forem levantados os documentos necessários.
  • Inventário: prazos para abertura e conclusão variam (em alguns estados há orientações para abertura em até 60 dias após o falecimento para evitar multas administrativas — verifique normas estaduais e prazos processuais).
  • Imposto de Renda: a declaração final do falecido deve observar prazos da Receita para entrega e recolhimento; se o óbito ocorrer antes do fim do ano-calendário, o inventariante presta a declaração de ajuste final referente ao período do ano até a data do óbito.

4. Como declarar bens, direitos, rendimentos e dívidas do espólio (imóveis, contas bancárias, investimentos e proventos)

Abaixo explico, de forma prática, como declarar bens, direitos, rendimentos e dívidas do espólio (imóveis, contas bancárias, investimentos e proventos) no Brasil. Recomendo confirmar prazos e procedimentos com um contador ou advogado especializado, pois detalhes variam por estado e caso concreto.

Quem declara e quando

Quem faz: o inventariante/administrador do espólio (nomeado em inventário ou escritura pública).

Prazos principais:

• Declaração de ITCMD (imposto sobre transmissão causa mortis) conforme regras do estado.
• Declaração de Espólio à Receita Federal (quando aplicável) e apresentação da Declaração Final de Ajuste do falecido (IRPF) referente ao período até a data do óbito.
• Regularizar CNPJ do espólio se for necessário para movimentações ou recolhimento de tributos.

Documentos básicos necessários

• Certidão de óbito e CPF do falecido.
• Documento do inventariante (nomeação).
• Matrícula dos imóveis atualizada.
• Extratos bancários e de investimentos na data do óbito.
• Contratos, escrituras, notas de corretagem.
• Comprovantes de dívidas (contratos de empréstimo, saldo devedor, faturas).
• Comprovantes de rendimentos recebidos após a morte (aluguéis, juros, dividendos, pensões).

Como declarar cada tipo de item

• Imóveis: Informar matrícula, endereço e participação (se indiviso). Valor: usar valor de mercado à data do óbito ou o valor venal/avaliado, conforme orientações do estado/contador. Se houver hipoteca/alienação fiduciária, declarar saldo devedor como dívida do espólio.
• Contas bancárias e aplicações (poupança, CDB, conta corrente): Informar saldos existentes na data do óbito. Para aplicações, declarar valor de resgate na data do óbito ou valor de mercado/fundos conforme extrato. Juros/acréscimos posteriores ao óbito devem constar como rendimentos do espólio.
• Investimentos em renda variável, fundos e títulos públicos: Declarar quantidade e valor de mercado na data do óbito. Corretoras e instituições fornecem extrato com posição na data. Dividendos/juros sobre capital próprio recebidos após o óbito são rendimentos do espólio.
• Proventos e rendimentos (aluguel, juros, dividendos, pensão): Rendimentos pagos até a data do óbito: integrar na declaração final de IR do falecido. Rendimentos recebidos após a data do óbito: pertencem ao espólio e devem ser declarados em nome do espólio (e tributados conforme regras aplicáveis).
• Dívidas e obrigações: Declarar todas as dívidas existentes na data do óbito (saldo de empréstimos, financiamentos, impostos pendentes). Juros e encargos posteriores também podem ser registrados conforme regime contábil adotado. Dívidas pessoais do falecido são pagas com o ativo do espólio antes da partilha; herdeiros respondem apenas até o limite da herança recebida (salvo culpa/garantias pessoais).

Procedimentos fiscais específicos

• Declaração Final de IRPF do falecido: incluir rendimentos até a data do óbito; indicar data do óbito no formulário.
• Declaração de Espólio (quando exigida): alguns procedimentos usam modelo próprio ou declaração via contador; informe bens, rendimentos do espólio e pagamentos de tributos.
• ITCMD: apurar base (valor dos bens transmitidos) e recolher conforme alíquota estadual; apresentação da guia e documentos exigidos para prosseguir com inventário/registro de bens.
• Imposto de Renda sobre rendimentos do espólio: rendimentos do espólio são tributados; o responsável deve recolher DARF quando devido.

Boas práticas e recomendações

• Use valores e extratos datados exatamente na data do óbito; quando não for possível, use o melhor critério de valorização e documente a metodologia.
• Separe claramente o que é do falecido (declaração final) e o que é do espólio (período entre óbito e partilha).
• Solicite informes de posição do dia do óbito a bancos, corretoras e administradores de fundos.
• Registre e comprove todas as dívidas (contratos, saldos de amortização).
• Consulte contador/advogado para preencher declarações, calcular ITCMD e recolhimento de tributos estaduais/ federais.
• Após partilha, cada herdeiro incluirá sua parte na declaração de IR anual, conforme as datas de transferência.

5. Tributação sobre ganhos de capital, rendimentos recebidos após o óbito e retenções na fonte

A tributação sobre ganhos de capital, rendimentos recebidos após o óbito e retenções na fonte são aspectos importantes no contexto fiscal e tributário. Aqui está um resumo de cada um:

Tributação sobre Ganhos de Capital

Os ganhos de capital referem-se ao lucro obtido com a venda de bens e direitos, como imóveis e ações. No Brasil, a tributação sobre ganhos de capital é regida por regras específicas:

• Alíquota: A alíquota varia de 15% a 22,5%, dependendo do valor do ganho.
• Isenções: Há isenções para vendas de imóveis até um limite específico, e para pessoas físicas cujo ganho anual seja inferior a R$ 35.000.
• Declaração: Os ganhos de capital devem ser informados na declaração anual de imposto de renda e, em alguns casos, é necessário preencher o Programa GCAP específico.

Rendimentos Recebidos Após o Óbito

Os rendimentos que uma pessoa falecida deixou, como aposentadorias, pensões ou aluguéis, continuam a ser tributáveis:

• Imposto de Renda: Os rendimentos recebidos após o falecimento da pessoa são geralmente tributados de acordo com as regras do imposto de renda. O imposto deve ser pago pela herança, na declaração do espólio.
• Imposto de Transmissão Causa Mortis: O ITCMD (Imposto sobre Transmissão Causa Mortis e Doação) pode incidir sobre a transmissão da herança.

Retenções na Fonte

A retenção na fonte é um mecanismo de arrecadação em que o imposto é descontado diretamente na fonte pagadora. Isso ocorre em diversas situações:

• Rendimentos de Trabalho: Por exemplo, salários e honorários têm impostos retidos na fonte.
• Rendimentos de Aplicações Financeiras: Juros de investimentos em renda fixa, como CDBs e poupança, também podem ter retenção.
• Obrigações do Pagador: A empresa ou instituição que efetua o pagamento é responsável por reter e recolher os tributos, e o contribuinte deve acompanhar para garantir que os valores estão corretos.

6. Obrigações acessórias e impostos relacionados: ITCMD, DARF, regularização de CPF e certidões necessárias

As obrigações acessórias e os impostos relacionados, como ITCMD, DARF, a regularização de CPF e certidões necessárias, são componentes fundamentais da responsabilidade fiscal e tributária. Segue um resumo de cada um desses aspectos:

Obrigações Acessórias

As obrigações acessórias são formalidades exigidas pela legislação tributária que visam a documentação e a prestação de informações à administração tributária. Exemplos incluem:

• Declarações: Entrega de declarações de impostos (como a declaração de Imposto de Renda) e outros documentos (como a DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais).
• Emissão de Notas Fiscais: Empresas precisam emitir notas fiscais para registrar suas operações comerciais.
• Manutenção de Livros Contábeis: Registros financeiros e contábeis devem ser mantidos de acordo com a legislação.

ITCMD (Imposto sobre Transmissão Causa Mortis e Doação)

O ITCMD é um imposto estadual aplicado sobre a transmissão de bens e direitos em casos de falecimento (herança) ou doações. As principais características incluem:

• Alíquota: A alíquota do ITCMD varia de estado para estado e geralmente é progressiva, podendo estar entre 2% e 8%.
• Compete aos Estados: A arrecadação do ITCMD é feita pelas secretarias da fazenda dos estados.
• Declaração e Pagamento: O imposto deve ser declarado e pago antes da formalização da transferência de bens.

DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais)

O DARF é utilizado para o pagamento de tributos federais e obrigações acessórias de forma centralizada. Informações importantes sobre o DARF:

• Utilização: Serve para o pagamento de diversos tributos, como Imposto de Renda, CSLL e contribuições previdenciárias.
• Emissão: Pode ser gerado online, no site da Receita Federal, com a escolha do tributo e do exercício.
• Importância: É essencial para comprovar o pagamento de impostos federais e deve ser guardado para eventuais auditorias.

Regularização de CPF

A regularização do Cadastro de Pessoa Física (CPF) é importante para a identificação e a regularidade fiscal do contribuinte. Passos para regularização incluem:

• Verificação de Pendências: Consultar a situação do CPF no site da Receita Federal.
• Documentação Necessária: Providenciar documentos pessoais e, se necessário, justificar pendências, como ausência de Declaração de Imposto de Renda.
• Atualização de Dados: Caso haja mudanças, como nome ou estado civil, é importante manter os dados atualizados.

Certidões Necessárias

As certidões são documentos que comprovam a regularidade fiscal do contribuinte e podem ser exigidos em diversas situações:

• Certidão Negativa de Débitos (CND): Comprova a inexistência de débitos tributários. Importante para obter financiamentos ou participar de licitações.
• Certidão de Regularidade Fiscal: Pode ser solicitada junto à Receita Federal e ao INSS, confirmando que o contribuinte está em dia com suas obrigações.
• Certidão de ITCMD: Em algumas situações, é necessário apresentar a certidão que comprove a regularidade no pagamento do ITCMD.

Esses componentes são cruciais para a boa gestão da relação tributária e a regulamentação do contribuinte, evitando problemas futuros com a Receita Federal e as administrações estaduais. É recomendável consultar um contador para orientações específicas e adequadas à situação.

7. Erros comuns, retificações e quando buscar auxílio de contador ou advogado (passos para evitar multas e litígios)

O tópico “Erros comuns, retificações e quando buscar auxílio de contador ou advogado” é fundamental para a gestão eficiente de empresas e indivíduos nas suas obrigações fiscais e jurídicas. Aqui está uma descrição dos principais aspectos:

Erros Comuns

• Classificação inadequada de receitas e despesas: Muitas pessoas e empresas cometem erros ao classificar suas receitas e despesas, o que pode levar a uma declaração incorreta de impostos.
• Falta de documentação adequada: Não manter registros financeiros e documentos fiscais completos pode resultar em problemas na hora de prestar contas.
• Não cumprir prazos: Atrasos na entrega de declarações e pagamentos de tributos podem acarretar multas e juros.
• Desconhecimento de isenções e deduções: Ignorar possíveis isenções fiscais ou deduções permitidas pode resultar em pagamento excessivo de tributos.

Retificações

• O que são: São correções feitas em declarações já entregues à Receita Federal ou outros órgãos.
• Quando realizar: Sempre que identificar um erro nas informações enviadas, mesmo que o prazo já tenha expirado.
• Como proceder: A retificação deve ser feita por meio de um novo formulário, informando os dados corretos e citando que se trata de uma retificação.

Quando Buscar Auxílio de Contador ou Advogado

• Complexidade fiscal: Quando a situação tributária da empresa ou do contribuinte é complexa, é prudente consultar um contador.
• Litígios: Se um contribuinte está enfrentando contenciosos com o fisco, como autuações ou cobranças, a orientação de um advogado especializado em direito tributário é crucial.
• Planejamento tributário: Para evitar problemas futuros, um planejamento fiscal bem estruturado feito por um contador pode proporcionar economias significativas e conformidade legal.

Passos para Evitar Multas e Litígios

• Organização e Documentação: Manter uma documentação rigorosa e organizada ajuda a evitar erros e facilita a retificação.
• Consulta Regular: Consultar um contador regularmente para revisar práticas fiscais e assegurar conformidade.
• Educação Contínua: Manter-se atualizado sobre mudanças na legislação tributária e fiscal.
• Análise de Riscos: Realizar auditorias internas para identificar e corrigir eventuais falhas antes que se tornem problemas maiores.
• Preparo para Fiscalizações: Estar preparado para inspeções fiscais pode ajudar a evitar surpresas desagradáveis.